Zoho hat seine Cloud-basierte Dateiverwaltungsplattform überarbeitet, wobei der Schwerpunkt auf der Teamzusammenarbeit liegt, und bietet ein einziges Repository für Dokumente in seinem Portfolio an Apps.

Das Unternehmen, das eine Reihe von Office-Produktivitäts- und Branchenanwendungen vertreibt, bietet Zoho Docs als Hauptwerkzeug für die Dateiverwaltung zum Speichern und Zugreifen auf Dokumente wie Tabellenkalkulationen oder Präsentationen an, ähnlich wie Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive.

Zoho Docs enthielt zwar Freigabefunktionen, richtete sich jedoch eher an einzelne Benutzer. Mit der Einführung von WorkDrive in dieser Woche möchte Zoho Kollegen die Zusammenarbeit bei Dokumenten erleichtern, die in der Office-Toolsuite Writer, Sheet und Show erstellt wurden.

Zu diesem Zweck erstellte Zoho Teamordner – im Wesentlichen gemeinsam genutzte Arbeitsplätze zum Speichern von Dateien, die sich auf ein bestimmtes Team oder Projekt beziehen. Nach dem Hinzufügen zu einem Teamordner-Konto erhält ein Benutzer standardmäßig Zugriff auf Dateien mit einem abgestuften Bereich von rollenbasierten Berechtigungen für den Dokumentzugriff. Einige Benutzer können beispielsweise nur anzeigen und kommentieren, während andere berechtigt sind, Dateien in größerem Umfang zu bearbeiten und freizugeben. Durch Aktualisierungen von Dokumenten werden Warnungen erstellt, mit denen Benutzer die Projektentwicklung verfolgen können.

Zoho-Teamordner Zoho

Die neuen Teamordner von Zoho sind im Grunde genommen gemeinsam genutzte Arbeitsplätze zum Speichern von Dateien, die sich auf ein bestimmtes Team oder Projekt beziehen.

WorkDrive lässt sich in die verschiedenen anderen Tools für die Zusammenarbeit von Zoho integrieren, z. B. in das Slack-Äquivalent Cliq, während die in WorkDrive integrierten Zoho Office-Apps das gemeinsame Erstellen und Bearbeiten ermöglichen. Weitere Funktionen in WorkDrive sind Virenprüfung, Verschlüsselung, Dateikonvertierung und die Möglichkeit, Dateien für Benutzer in externen Organisationen freizugeben.

"Das Konstrukt von Work Drive basiert auf dem Team", sagte Vijay Sundaram, Chief Strategy Officer bei Zoho. „Die Möglichkeit der Freigabe, angefangen bei der gemeinsamen Bearbeitung der Dokumente bis hin zum Workflow, der die Dokumente zwischen den Mitarbeitern im Team verschiebt, ist in dieser Struktur zusammengefasst, ohne dass der Benutzer explizit etwas unternehmen muss.“

WorkDrive dient auch als zugrunde liegendes Dateisystem für Zohos Anwendungen, einschließlich CRM-, Marketing- und Service Desk-Software. Laut Sundaram besteht der Vorteil darin, dass Unternehmen, die die Zoho-Suite verwenden, mit verwandten Dokumenten in einem einzigen Repository arbeiten können, das für Benutzer leicht durchsuchbar und zugänglich ist.

"Es besteht ein wachsender Bedarf an kollaborativer Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Inhalten, der über Anwendersilos hinausgeht, die von Abteilungs-Teams bis hin zu unternehmensübergreifenden Anwendungsfällen reichen", sagte David Mario Smith, Gründer und Principal von InFlow Analysis. "Das größte Bedürfnis besteht darin, dass diese Fähigkeit für eine echte kontextbezogene Zusammenarbeit tief in kritische Geschäftsprozesse und Apps integriert wird."

Zoho kündigte auch Updates für verschiedene Tools in seiner Workplace-Produktsuite an. Sie beinhalten die Integration von Zia, der AI-Assistent von Zoho, bietet mit Sheets Einblicke in Datensätze sowie die Möglichkeit, Datentabellen in Bildern zu scannen und sie in Tabellenkalkulationen umzuwandeln. Benutzer können Zia auch auffordern, Inhalte in der Notebook-App zu speichern, nach Notizen zu suchen und Erinnerungen mithilfe von Sprachbefehlen festzulegen. Für das Zoho Cliq Team-Chat-Tool gibt es auch neue Funktionen zur Bot-Erstellung.

WorkDrive – einschließlich des Zugriffs auf Zoho Office-Tools – ist für sich allein verfügbar und kostet monatlich 2 US-Dollar pro Benutzer. Es ist auch in den Zoho Workplace-Abonnements enthalten, die Videokonferenzen, E-Mail- und Team-Chat-Apps anbieten. Dieses Abonnement beginnt bei 3 US-Dollar pro Benutzer pro Monat.

Neben der Vorstellung von WorkDrive hat Zoho jetzt 50 Millionen Geschäftsanwender in 180 Ländern und 10 Rechenzentren bekannt gegeben, die 45 verschiedene Anwendungen unterstützen.

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